Ein Online-Meeting kann ohne viel Aufwand kurzfristig einberufen werden. Bei dieser Form eines unkomplizierten Zusammentreffens wird oft vergessen, dass auch diese Meetings effizient zu gestalten sind. Dazu gehören nicht nur eine Struktur für den Ablauf festzulegen, sondern auch auf die Zusammensetzung der Teilnehmer zu achten. Bei kurzfristig und außer der Reihe einberufenen Meetings, wird meist völlig außer Acht gelassen, dass jede Besprechung Geld kostest.
Wie Du Meetings effizient gestalten kannst, auf welche Kriterien für den Ablauf Du achten solltest und wie man die Kosten für eine Besprechung ausrechnet, erfährst Du hier in meinem Blogartikel.
Inhalt
Was sind die großen No-Gos im Meeting?
Wie errechnet man die Kosten eines Meetings?
Was ist nützliche und was ist nicht nützliche Besprechungszeit?
Wie kannst Du eine Besprechung erfolgreicher gestalten?
Sensibilisierung Deiner Mitarbeiter für effiziente Meetings
1. Was sind die großen No-Gos in Meetings?
Technik, die nicht funktioniert und Unpünktlichkeit einzelner Teilnehmer stechen grob gesagt aus der Menge der No-Gos heraus. Mir persönlich ist besonders aufgefallen, dass die Sprechzeiten in einem Meeting – egal ob virtuell oder physisch – oft unausgewogen waren. Grund hierfür war eine fehlende Zeitsteuerung innerhalb des Meetings. Wer zuletzt dran kam, musste sein Sprechtempo erhöhen oder gar seinen TOP zurückstellen. Nebenkommunikation und Unaufmerksamkeit wegen Checken der Mails per Smartphone erzeugen Aufmerksamkeitsdefizite.
Moderatoren haben oft Selbstdarstellungsallüren, langweilen mit Frontalunterricht oder nicht adressatenorientierten Präsentationen. Da habe ich oft vermisst, dass die Teilnehmer „abgeholt“ wurden. Sich in elendig langen Minuten Stoff anhören zu müssen, mit dem man als Teilnehmer überhaupt nichts anfangen kann, ist frustrierend und erzeugt ein Gefühl von fehl am Platz zu sein.
2. Wie errechnet man die Kosten eines Meetings?
In den seltensten Fällen ist den Initiatoren einer Besprechung bewusst, welche Kosten durch das Einberufen einer Besprechung verursacht werden. Um die Kosten für ein Meeting auszurechnen gehst Du wie folgt vor:
Beispielrechnung: Kosten für ein Meeting mit 5 Teilnehmern
a) Errechne die Brutto-Jahresgehälter für jeden Teilnehmer. b) Rechne jeweils den Arbeitgeberanteil für die Sozialversicherungen dazu (Stand 06-2021 = rd. 19 %) c) Errechne die Netto-Anwesenheit Deiner Mitarbeiter pro Jahr: (Wochenarbeitszeit x 12) – (Urlaub, Krankheit, Feiertage) = Netto-Anwesenheit pro Jahr d) Teile das Brutto-Jahresgehalt durch die Netto-Arbeitsstunden; so erhältst Du die Kosten pro Stunde c) Die Addition der Kosten pro Stunde jeden einzelnen Mitarbeiters ergibt die Gesamtkosten für eine Stunde Besprechungszeit.
Zu dem Thema Meetings effizient gestalten habe ich auf meinem YouTube-Kanal ein Video gemacht. Die im Video ausführlich gezeigte Beispielrechnung kannst Du Dir hier als PDF herunterladen.
3. Was ist nützliche und was ist nicht nützliche Besprechungszeit?
Ende 2018 hat die Firma Barco ClickShare eine Studie „Science of Success: How to keep people engaged during meetings“ in Auftrag gegeben. Interessanterweise kam dabei heraus, dass 56 % einer Besprechungsstunde nicht nützliche Zeit sind. Auffallend ist, dass 15 % der aufgewendeten Zeit überhaupt nichts mit dem eigentlichen Thema der Besprechung zu tun hat. Ja – und hier haben wir es wieder – 11 % der Zeit geht u. a. dafür verloren, dass man auf Teilnehmer warten muss.
nützliche und nicht nützliche Besprechungszeit
Insgesamt werden nur 31 % der Besprechungszeit für die eigentliche Zielerreichung und 13 % für die Erörterung der nächsten Schritte verwendet. Im Ergebnis werden demnach nur 21 Minuten pro Stunde für die eigentliche Zielerreichung der Besprechung genutzt.
Hier nochmals der Hinweis zu meinem Video Meetings effizient gestalten, welches ich auf meinem YouTube-Kanal hier veröffentlicht habe. Die im Video gezeigte Folie kannst Du Dir hier als PDF herunterladen.
4. Wie kannst Du eine Besprechung erfolgreicher gestalten?
Die Technik sowohl für On- als auch für Offline-Meetings sollte intuitiv sein. Bei physischen Meetings hat es sich aus meiner Erfahrung bewährt, Bedienungsanleitungen im Besprechungsraum in der Nähe der genutzten Technik zu hinterlegen. Möglicherweise macht es Sinn, einem bestimmten Mitarbeiter die Verantwortung für die Technik zu übertragen. So können Besprechungen reibungsfrei und effizient vorbereitet werden. Hinsichtlich der Kosten- und Ressourcenbindung sollten Besprechungen nur in zeitlich notwendigen Intervallen abgehalten werden. Darüber hinaus könnten auch Mitarbeiter aus einem Meeting frühzeitig entlassen werden, wenn der sie betreffende Tagesordnungspunkt abgearbeitet ist. Ist das Ziel des Treffens lediglich informell, sollten sich die betreffenden Mitarbeiter eher in einer kleineren Gruppe zusammenfinden.
Die Rollenverteilung für ein Meeting sollte aus der unbedingt notwendigen Einladung deutlich hervorgehen. Eventuell macht es auch Sinn, die einzelnen TOPs zeitlich zu begrenzen. Protokolle sollten auf ein Minimum reduziert werden, soweit sie nicht hinsichtlich gesellschafts- oder vereinsrechtlicher Vorschriften unumgänglich sind.
Überlege Dir vor Versendung der Einladung, welche Mitarbeiter zu ihrem Spezialthema einen Redebeitrag leisten könnten – z. B. zu Projektfortschritten, umgesetzten Verbesserungsvorschlägen oder besondere Erfahrungen aus dem Alltagsgeschäft. So erhöhst Du die Aufmerksamkeit und die Akzeptanz für das Meeting.
Achte auf unterhaltsame, leicht verständliche und adressatenorientierte Präsentationen.
5. Sensibilisierung Deiner Mitarbeiter für effiziente Meetings
Wie schon erwähnt, kannst Du die von mir erstellten Folien gerne nutzen, um Deine Mitarbeiter für produktive Meetings zu sensibilisieren. Bedenke bitte, dass ich in meinem Kostenbeispiel den Unternehmerlohn nicht eingerechnet habe. Die Folien kannst Du Dir hier als PDF herunterladen.
Nutzbringend könnte auch eine Arbeitsanweisung für das Initiieren bzw. Abhalten von Meetings sein. Dazu gehört dann auch eine Checkliste, mit der die notwendigen Materialien bzw. Technik vom Verantwortlichen abgerufen werden kann. So könntest Du die Häufigkeit von Besprechungen steuern und sicherlich auch Zeitfresser vermeiden.
Wie eine Nutzwertanalyse Deine Entscheidungsprozesse absichert
Eine Nutzwertanalyse mit einer Entscheidungsmatrix zu erstellen, hilft Dir auf einfache Weise Deine anstehenden Entscheidungen zu prüfen und letztendlich abzusichern. Im Blogartikel findest Du einen Hinweis zu einem von mir erstellten Video und einer Vorlage für die Entscheidungsmatrix.
Inhalt:
Definition Nutzwertanalyse | Entscheidungsmatrix
Anwendungsbereiche einer Entscheidungsmatrix
Vor- und Nachteile einer Nutzwertanalyse mit Entscheidungsmatrix
Eine Nutzwertanalyse in ratsam, wenn es um komplexe Entscheidungen geht. Sie ist letztendlich ein Bewertungsverfahren, welches nicht die monetären Aspekte (Kostenvergleich) beleuchtet, sondern relativ schwer bewertbare Kriterien vergleicht. Für solch einen Vergleich ist es ideal, eine Nutzwertanalyse mit einer Entscheidungsmatrix zu benutzen.
Die Entscheidungsmatrix
ist ein Hilfsmittel in tabellarischer Darstellungsform.
Sie vergleicht unterschiedliche Optionen anhand von nachvollziehbaren Kriterien und
hilft, die beste Alternative herauszufiltern.
Sie untermauert somit Entscheidungen und
dokumentiert den gesamten Verlauf der Entscheidungsfindung.
2. Anwendungsbereiche einer Entscheidungsmatrix
Grob gesagt macht sie Sinn, wenn es um umfangreiche Entscheidungen im Rahmen des Tagesgeschäfts oder innerhalb von einmaligen Projekten geht. Dazu gehören z. B. Anschaffungen für die Geschäftsausstattung, Immobilienkäufe oder die Anmietung von Geschäftsräumen. Ideal ist die Nutzung für die Lieferantenauswahl und daran gekoppelt die oft nicht auf Anhieb zu vergleichende Vertragsgestaltung. Für die Implementierung neuer Geschäftsfelder ist eine Nutzwertanalyse zwingend notwendig. Hier kann die Entscheidungsmatrix mit einigen Unterpunkten Überblick verschaffen. Aber auch bei der Personalauswahl hilft solch eine Entscheidungsmatrix, das Bauchgefühl nochmals faktisch zu hinterfragen.
3. Vor- und Nachteile einer Nutzwertanalyse mit Entscheidungsmatrix
Die Vor- und Nachteile halten sich fast schon die Waage. Hast Du einmal Deine Hausaufgabe gemacht, die Kriterien festgelegt und die einzelnen Aspekte mittels eines Punktesystems in Deiner Entscheidungsmatrix bewertet, wirst Du an erster Stelle mit einer Risikominimierung belohnt. Das Ganze schafft auch noch Transparenz, weil Du die Entscheidungsmatrix in den Wissenspool Deines Unternehmens einspeisen könntest. Hier wäre der Lerneffekt verbunden mit einer hohen Nachweisqualität ein absolut positives Resultat zu Deinem Vorteil.
Aber machen wir uns nichts vor. Eine Nutzwertanalyse mit Hilfe einer Entscheidungsmatrix zu erstellen, kann zeitintensiv werden, besonders dann, wenn Du unterschiedliche Entscheidungsträger einbinden musst. Darüber hinaus solltest Du Dir immer bewusst machen, dass sowohl die Punktevergabe als auch die Gewichtung grundsätzlich subjektiv sind, egal wieviel Entscheidungsträger daran beteiligt sind.
4. Die Entscheidungsmatrix mit Gewichtung
Die Vorgehensweise zur Erstellung einer Entscheidungsmatrix mit Gewichtung habe ich Dir an den unten stehenden Bildern mit den einzelnen Schritten dargestellt:
Schritt 1
Entwerfe eine Excel-Tabelle, die in der ersten Spalte die Kriterien für den Auswahlprozess enthält (1). Willst Du zum Beispiel Geschäftsräume anmieten, dann könnten hier Kriterien wie Größe, Zimmeranzahl und Heizungsart in die Betrachtungsweise einfließen.
Basisdaten Entscheidungsmatrix
Punktevergabe Entscheidungsmatrix
Gewichtung Entscheidungsmatrix
Schritte 2 + 3
Im zweiten Schritt trägst Du zu den einzelnen Aspekten Deine ganz persönlichen Präferenzen ein, die Du bestenfalls zu 100 % erfüllt sehen möchtest – z. B. 150 qm groß, mind. 5 Büroräume, Gasheizung.
Nachdem Du mehrere Angebote vorliegen hast, kannst Du jetzt die Fakten zu den einzelnen Alternativen eintragen.
Schritte 4 + 5
Um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie sich Entscheidungen unter Hinzuziehung von unterschiedlichen Techniken entwickeln, vergebe zunächst Punkte. Du bist frei darin, Dir eine Bewertungsskala auszudenken – z. B. von 1 – 6 oder bis 10. Je mehr Deine Vorgabe erfüllt wurde, desto höher ist die Punktzahl, die Du vergeben kannst. Addiere die einzelnen Bewertungen und schau Dir an, welche Variante quasi das Rennen gemacht hat.
Hier weichen wir von der allgemeinen Lehrmeinung hinsichtlich der Reihenfolge (erst Gewichtung – dann Punkte) ab. Allerdings spielt dies rein rechnerisch keine Rolle. Du könntest Dich im Grunde genommen mit einer Bewertung nach einer Punkteskala zufrieden geben. Doch eine gewichtete Bewertung kann noch einmal alles ändern.
Schritte 6 – 8
Jetzt kommt der entscheidende und somit tiefgreifende Schritt: Frage Dich nun, welches Kriterium letztendlich das Wichtigste für Dich ist. Welches belegt die mittleren Ränge und welches davon hat eine untergeordnete Rolle? Trage jetzt die Gewichtung als Prozentwert ein (6) und achte bitte darauf, dass die Gesamtsumme 100 % ergibt. Solltest Du eine Nutzwertanalyse mit Deinem Team entwickeln, dann müsst Ihr Euch hinsichtlich der Gewichtungswerte einig sein. Anders wäre es bei der Punktevergabe, wo jedes Teammitglied für sich die Punkte zu den einzelnen Kriterien vergeben und man die Ergebnisse dann miteinander vergleichen könnte.
Anschließend müssen die einzelnen Gewichtungen mit der zuvor festgelegten Punktzahl multiplizierst werden (7). Daraus ergibt sich der gewichtete Wert (8).
Spannend bei der Gewichtung ist, dass sich die Entscheidungsfindung gegenüber den vorherigen Varianten völlig ändern kann. Hier hat sich die Mühe einfach gelohnt, weil das Ganze nochmals viel differenzierter betrachtet wurde.
5. Vorlage für eine Entscheidungsmatrix
Für eine Entscheidungsmatrix habe ich eine Excel-Vorlage gemacht, die Du Dir gerne herunterladen kannst.
Auf meinem Youtube-Kanal findest Du ein Video. Hier erhältst Du alles Wissenswerte zur Nutzwertanalyse und kannst mir bei der Erstellung einer Nutzwertanalyse über die Schulter schauen. Zum Video
Wer Mikromanagement betreibt, kümmert sich zu wenig um seine unternehmerischen Steuerungsaufgaben und mischt sich mangels Vertrauen ständig in das Alltagsgeschäft ein. In meinem 45jährigen Berufsleben sind mir meist „Mischtypen“ von Mikromanagern begegnet. Bei solchen Vorgesetzten waren die Indikatoren für schädliches Mikromanagement mal mehr und mal weniger ausgeprägt. Solltest Du Dich als Unternehmer bei den nachstehenden Indikatoren teilweise wiederfinden, helfen Dir vielleicht meine ganz persönlichen Tipps:
1 – Kontrolle bis ins kleinste Detail
Diese „Kontrollfreaks“ sind eine ziemlich verbreitete Spezies. Da kann man sich in endlosen Analysen vertiefen, woher dieses Verhalten kommen mag. Abgeben von Kontrolle kann ja auch einen gewissen Machtverlust implizieren oder haben wir es mit Besserwissern zu tun? Ja natürlich, Du als Unternehmer müsstest mit Deinen Kernkompetenzen am besten vertraut sein. Aber wenn Dein Unternehmen wachsen soll, brauchst Du Mitarbeiter, die Du nach und nach aufbauen kannst.
Mein Tipp: Wähle doch einen Führungsstil, mit dem Du mehr als Lehrer für Deine Mitarbeiter fungierst. Versuche Dein Delegationsverhalten zu optimieren; im Prinzip begibst Du Dich auf diese Weise in Deinen ganz persönlichen „Abnabelungsprozess“. Mein Video zum Thema Delegieren kannst Du Dir hier anschauen.
2 – Übermäßiges Abfragen nach dem Stand von Projekten
Projekte haben ja bekanntlich ein eigenes Management. Es gibt einen Projektverantwortlichen sowie die am Projekt beteiligten Fachkräfte. Ein Projekt ist dermaßen fest in einen Zeitplan gegossen, dass eigentlich von vornherein feststeht, zu welchem Zeitpunkt ein bestimmter Fortschritt zu verzeichnen sein müsste – nun, zumindest dann, wenn alles glatt läuft. Schädliches Mikromanagement äußert sich durch ständiges Nachfragen hinsichtlich des Projektfortschritts, schlimmstenfalls noch bei den einzelnen Projektbeteiligten.
Mein Tipp: Lasse Dir von den Projektmanagern regelmäßig schriftliche Statusberichte anfertigen. Diese sind einerseits ein Teil der notwendigen Nachweisqualität für ein Projekt und andererseits eine gute Basis, um in Diskussionen oder Lösungsfindungsprozesse einzusteigen, wenn einmal nicht alles glatt läuft.
3 – Forderung nach schneller Umsetzung spontaner Ideen
Dies ist wohl der bitterste Indikator für schädliches Mikromanagement von allen. Und ich muss ehrlich gestehen, dass mir Vorgesetzte mit solch einem Ansinnen zu genüge begegnet sind. Natürlich ist nichts dagegen einzuwenden, eine vielversprechende Idee zu äußern. Allerdings solltest Du Dir zumindest den richtigen Zeitpunkt dafür aussuchen. Du willst doch, dass Dein Mitarbeiter Dir aufmerksam zuhört oder nicht? Und wie kann er Dir aufmerksam zuhören, wenn Du ihm gestern beispielsweise aufgetragen hast, bestimmte Zahlen für Dich zusammen zu stellen und er noch mitten in der Arbeit steckt? Verhältst Du Dich in dem Punkt wie ein Mikromanager, dann bescheinige ich Dir gerne Führungsschwäche – und ja, auch Rücksichtslosigkeit. Und dann wundere Dich bitte nicht, wenn Deine Mitarbeiter irgendwann genervt von Dir sind. Denn, sie können nicht mehr als arbeiten, glaube mir.
Mein Tipp: Mache es doch zu einer „betrieblichen Übung“ und setze Dich in bestimmten Intervallen mit Deinen Mitarbeitern zusammen mit dem Ziel, dass jeder Ideen und Verbesserungsvorschläge einbringen kann. Danach folgen Machbarkeitsanalysen und Umsetzungsvorschläge mit festen Fertigstellungsterminen.
4 – Ein Mikromanager untergräbt die Autorität anderer Führungskräfte
Irgendwann muss solch ein Unternehmer die Idee gehabt haben, mit einer strukturierten Organisation und qualifizierten Fachkräften an den richtigen Schaltstellen die Basis für Wachstum und Erfolg aufzubauen. Wer, frage ich mich, hat denn jetzt wem die Kompetenz übertragen? Doch der Unternehmer dem jeweiligen Abteilungsleiter, oder nicht? Und wer, frage ich mich weiter, hat denn die Führungskräfte eingestellt? Bekanntlich ist die Einstellung von Führungskräften Unternehmersache; das Auswahlverfahren kann er nicht delegieren. Wie also kann es dann sein, dass die Kompetenz hochbezahlter Führungskräfte durch Untergrabung deren Autorität ad absurdum geführt wird? Das sind für mich „unprofessionelle Ego-Tänze“, die nicht in den Arbeitsalltag hineingehören.
Mein Tipp: Solch ein Verhalten ist kritisch und sollte mit einem Coach für Persönlichkeitsentwicklung bearbeitet werden.
5 – Operatives Tagesgeschäft frisst 80 % der Zeit
Dieser für das Mikromanagement besonders typische Indikator zeigt ganz deutlich, dass es an einer funktionierenden Organisationsstruktur fehlt. Wenn Du als Unternehmer noch derartig im Tagesgeschäft verhaftet bist, hast Du keine Möglichkeit Dein Business zu skalieren. Und mehr noch, Du hast keine Zeit mehr für die wichtigen Steuerungsaufgaben. Wie willst Du Deine Visionen weiter verfolgen, wenn Du Dich um alles selbst kümmern willst? Und auch Du hast eine Work-Life-Balance und bist als Unternehmer nicht dazu verdonnert, Dich in ein schleichendes Burn-Out zu begeben. Davon hast Du nichts, Deine Mitarbeiter ebenso nicht und schon gar nicht Deine Familie.
Mein Tipp: Fange besser sofort an, einen Veränderungsprozess in Deinem Unternehmen einzuleiten, der Dich weitestgehend vom Tagesgeschäft befreit.
Lösungsweg für einen Ausstieg aus dem schädlichen Mikromanagement
Wenn Du Dich in einigen Punkten beim schädlichen Mikromanagement wieder erkannt hast, dann braucht es einen Entschluss etwas zu ändern. Mit Deiner Expertise bist Du prädestiniert für Steuerungsaufgaben. Das Ruder in der Hand zu halten, heißt nicht nur, den Weg zu kennen, sondern auch Aufgaben vertrauensvoll und sinnvoll zu übertragen.
Mein Tipp: Ein Veränderungsprozess beginnt im ersten Schritt immer mit einer Analyse und muss von Dir selbst getan werden. Folgende Vorgehensweise hat sich bewährt:
Tätigkeiten eines Mikromanagers im operativen Tagesgeschäft
Mache eine Liste mit sämtlichen Tätigkeiten, die Du im operativen Tagesgeschäft durchführst. Auf dem oben stehenden Bild habe ich Dir sechs Bereiche als Beispiel vorgegeben.
Schreibe zu jedem Bereich Deine Einzeltätigkeiten auf und schätze den Zeitaufwand in Minuten, oder besser noch, notiere den Zeitaufwand über mehrere Tage, indem Du die Zeit stoppst.
Notiere den Turnus, in dem sie von Dir ausgeführt werden – pro Tag, Monat oder Jahr.
Allein schon die Beschäftigung mit der Auflistung dieser Tätigkeiten, setzt automatisch Ideen frei. Das kann ich Dir versprechen. Möglicherweise wird Dir jetzt klar, in welcher Form Aufgaben zu delegieren, umzuverteilen oder an externe Dienstleister zu übertragen werden könnten. Probiere es aus. Es lohnt sich.
#1 Short Support: Warum Mitarbeiter häufig kündigen und welche Maßnahmen zur Vorbeugung es gibt
Mitarbeiter sind Dein größtes Kapital. Der Invest in die Einarbeitung kostet Geld und Ressourcen. Sollten trotz guter Integration und optimaler Arbeitsergebnisse dennoch Mitarbeiter in Deinem Unternehmen kündigen, liegt dies meist an folgenden Gründen:
Die Erwartungen an das Aufgabengebiet und das Arbeitsumfeld wurden nicht erfüllt.
Regelmäßige Mitarbeitergespräche sind nicht nur dazu da, um Ziele zu vereinbaren. Es geht vor allem darum, Potenziale Deines Mitarbeiters zu erkennen und optimal für das Unternehmen zu nutzen. Achte darauf, dass Du in einem Bewerbungsgespräch nicht zu viel versprichst, nur um einen guten Mitarbeiter zu rekrutieren. Bleibe deshalb stets ehrlich und überprüfe regelmäßig, ob für Deinen Mitarbeiter eine Über- oder Unterforderung in seinem Aufgabengebiet vorliegt.
Es gibt zu wenig Feedback.
Ein schnell mal dahingeworfenes „Gut gemacht“, „Klasse“ oder „Super gelaufen“ ist kein Feedback. Ein gutes Feedback wäre, sich nach dem Abschluss einer komplexen Aufgabe kurz zusammen zu setzen und zu reflektieren, was besonders gut und was hätte optimaler laufen können. Dein Mitarbeiter will lernen und sich verbessern. Ihm einige Minuten Deiner Aufmerksamkeit für ein konstruktives Feedback zu schenken, bestärkt ihn in seinem Gefühl dazu zu gehören und wertgeschätzt zu werden.
Es gibt keine Möglichkeiten, sich weiter zu entwickeln und aufzusteigen.
Reflektiere doch einmal, warum Du Mitarbeiter A bei einer Aufstiegsmöglichkeit den Vorzug gegenüber Mitarbeiter B gegeben hast. Was hat der Eine, was der Andere nicht hat? Spreche mit Mitarbeiter B möglichst offen über Deine Entscheidung und entwickle Perspektiven mit ihm und für ihn. Das wird ihn garantiert daran hindern, Hals über Kopf beim nächsten Frust zu kündigen. Diese Fragestellungen könntet ihr gemeinsam durchgehen:
Welche Fort- oder Weiterbildungen wären sinnvoll?
In welchem Zeitrahmen gäbe es die nächste Möglichkeit für einen Aufstieg?
Welche Einstellung hat Dein Mitarbeiter in puncto Verantwortungsübernahme?
Wird es in naher Zukunft neue Geschäftsfelder geben, in denen er sich betätigen kann?
Die Leistung wird nicht anerkannt.
Eine einmalige monetäre Belohnung für ein besonders gutes Arbeitsergebnis hat meistens nur einen kurzfristigen Positiveffekt – das haben zumindest Umfragen ergeben. Anerkennung kann sich auch in der Übertragung von mehr Verantwortung ausdrücken. Ich denke, hier zählt die Ausgewogenheit, damit Leistungsanerkennung auch nachhaltig im Gedächtnis bleibt. Hier einige Beispiele für eine Anerkennung von Leistung:
Einbindung in Projekte oder Arbeitsgruppen
einmalige Gratifikation in Form eines Gutscheins
Zusatzurlaub als verlängertes Wochenende
Einmalzahlung nach Projektabschluss
Das Privatleben leidet unter den Arbeitsanforderungen.
„Ich habe gar kein Privatleben mehr.“ So oder so ähnliche Aussagen sind oft der Grund, warum Mitarbeiter kündigen. Welche Vorgeschichte gibt es hierzu? Es gibt einen Klassiker, den ich immer wieder beobachte: Der Mitarbeiter zeigt vollen Einsatz, arbeitet sehr schnell und hat ein überaus zufriedenstellendes Output. Statt Vertrauen in seinen Workflow zu haben, bei dem sich sehr arbeitsintensive und mäßige Phasen abwechseln, gibt der Vorgesetzte noch Aufgaben oben drauf – im schlimmsten Fall als Dauerbelastung.
Der Gedanke an Freizeitausgleich oder gar das ganz normale „pünktliche Gehen“ hat sich somit erledigt. Der Mitarbeiter spürt Druck von zwei Seiten: Familie und Arbeitgeber zugleich. Hat er keine Familie, dann steht der Verzicht auf Kontakt zum privaten Umfeld oder gar den Hobbies an.
Du als Arbeitgeber hast Verantwortung für Deinen Mitarbeiter und somit auch für sein Wohlergehen. Regelmäßige Mitarbeitergespräche geben Gelegenheit nachzufragen, ob eine ausgewogene Work-Life-Balance noch gegeben ist und in welchen Bereichen die Arbeitsbelastung als zu hoch und auch zu niedrig empfunden wird.
Vertrauensverlust in den Vorgesetzten.
Wenn nicht ein aktuelles Ereignis für den Vertrauensverlust verantwortlich ist, dann kann sich der Vertrauensverlust auch schleichend entwickelt haben. Achte bitte immer darauf, dass Du nur Versprechen machst, die Du auch einhalten kannst. Behandle sämtliche Mitarbeiter gleich. Arbeite mit Deinem Mitarbeiter auf Augenhöhe und bleib dabei loyal, ehrlich, aufrichtig und integer. Das sind nämlich genau die Erwartungen, die Du bestenfalls an Deinen Mitarbeiter hast.
Ich gebe Dir hier keine Infos zum Zeitmanagement, die Du Dir nicht auch ergoogeln kannst. Und ich persönlich halte mich auch nicht an Prinzipien und fordere Dich auf, „prinzipiell“ einfach nur Deinen gesunden Menschenverstand einzusetzen, damit sich hinsichtlich der Wahrnehmung Deines Dir zur Verfügung stehenden Zeitkontingentes etwas ändert.Zeitmanagement nach dem Lustprinzip erschafft keinen festgelegten Rahmen, sondern schöpft aus Deinem unendlichen Potenzial. Und zwar dann, wenn es vollumfänglich in Form von Lust zur Verfügung steht
Denn Fakt ist: Egal welches der herkömmlichen Prinzipien (Eisenhower, Pareto usw.) auch angewendet wird, der Tag hat immer nur 24 Stunden. Auch Du musst mal schlafen, essen, den Körper pflegen und all das besorgen, damit Du essen und Körperpflege betreiben kannst.
Wir sollten uns Gefühle generieren
Deshalb behaupte ich, dass es beim Zeitmanagement nicht darauf ankommt, ob Du Zeit sparst, sondern wie Du die Dir zur Verfügung stehende Zeit nutzt. Das Ganze verbunden mit dem unterschwelligen Ziel, Gefühle zu generieren, die man wie folgt artikulieren könnte:
„Es läuft.“ „Hat Spaß gemacht.“ „Funktioniert.“ „Sieht gut aus.“ „Wooh, super Ergebnis.“ „Was mache ich jetzt?“ „Wozu habe ich heute Lust?“ „Siehste, geht doch.“ „Dankeschöööön! Donnerwetter!“ „Jetzt geht es mir richtig gut.“
Und diese Gefühle erreichen wir meist nicht, wenn wir unsere Zeit gemanagt haben, sondern meist erst dann, wenn wir nach dem Lust-Prinzip gehandelt und etwas erreicht haben. Also mal ganz ehrlich: Wer hat schon einmal eine Stunde lang den Bildschirm wegen einer Schreibblockade für einen Blogartikel oder einen Kundenbrief angestarrt und wurde dann vom Geistesblitz getroffen? Du? – Ich nicht.
Was hätte ich in dieser Stunde alles tun können? Ablage, Einkaufen, Sport, Putzen, Telefonieren, Duschen, ein Nickerchen machen, Recherchieren, Schönheitsmaske, Haare stylen und Lippenstift nachziehen.
Lustprinzip versus Zeitmanagement-Techniken
Ich will damit sagen, dass ich nach dem Lustprinzip z. B. als Solo-Unternehmer oft mehr wegarbeiten kann, als wenn ich nach den Standardtechniken (Promodore-Technik, Ivy-Lee-Methode) meine Aufgaben katalogisiere, dokumentiere, nach wichtig oder unwichtig unterscheide oder den Kuli im 25 Minuten Takt kreisen lasse. Das wäre möglicherweise ein Management der Zeit. Oder noch besser: Zeit dafür aufwenden nach Zeitmanagement-Apps zu suchen, die einladend in sanften Pastelltönen aufgemacht sind, vielleicht noch mit Weckfunktion und Spar-Abos zu installieren sind.
Die Methode ist immer individuell, wenn man denn eine benötigt. Wer in solch einem Rahmengerüst arbeiten will, sollte aufpassen, dass er sich nicht „selbst vergewaltigt“ und jeglicher Elastizität in puncto Veränderungen beraubt.
Es geht um das WIE und nicht um das Zeitmanagement
Natürlich kann es helfen und ist bei Projekten unumgänglich, ToDos zu listen und diese in eine Zeitschiene zu pressen. Unumgänglich auch, Aufgaben an die Mitglieder der Projektgruppe zu delegieren. Auch mag es Sinn machen, vielleicht eine Stunde am Tag für Telefonate zu reservieren oder für die Beantwortung von Mails einzuplanen.
Doch jetzt stellen wir uns das Ganze mal ganz praktisch vor: Was nützt mir die eine Stunde für die Beantwortung von Mails, wenn ich in dem gesetzten Zeitrahmen nur zwei Mails beantworten kann. Ich will es besonders gut machen und bin kritisch. Mehrmals verändere die Sätze, weil ich nicht auf den Punkt komme und den Ton nicht treffe. Dann fange ich auch noch an zu recherchieren oder in Unterlagen zu suchen, die ich obendrein gerade nicht finde.
Es ist also nicht damit getan, die Zeit zu reservieren, sondern in diesem Fall die Inhalte kurz und knackig zu formulieren und möglichst zu standardisieren. Dafür kann ich Textbausteine verwenden oder eine ganze Routine bauen, wie mit solchen Mails umgegangen werden soll. Solche Standards müssten für jedes Unternehmen individuell entwickelt und analysiert werden, in welchem Ausprägungsgrad so etwas anwendbar wäre.
Oder, was nützt mir ein festgesetztes Zeitfenster für Telefonate, wenn ich die Grundlagen der Kommunikation nicht beherrsche? Da redet mich der Gesprächspartner am Ende der Leitung tot und statt eines Abschlusses oder der Lösung eines Problems, musste ich plötzlich seine ganze elende Lebensgeschichte wie eine bittere Pille schlucken. Da habe ich kein Gefühl von „Das hat Spaß gemacht.“ generiert, sondern eher ein Versprechen an mich selbst nach dem Motto: „Nie, wieder!“
An welchen Stellschrauben solltest Du drehen?
Und zum Schluss, Hand auf’s Herz: Wenn Jemand sich nicht selbst organisieren kann und unstrukturiert seine kostbare Arbeits- und Lebenszeit verdaddelt, was macht dieser auf einem Führungsposten? Oder anders: Wie ist er da hingekommen?
Also, sei nicht zu streng mit Dir und versuche öfters Dein Zeitmanagement nach dem Lustprinzip zu gestalten. Denn das spart richtig Zeit. Zur effektiven Ressourceneinsparung musst Du vielleicht an einigen organisatorischen Stellschrauben drehen, Deine Management-Skills verfeinern oder Dein Delegationsverhalten trainieren.
Zu letzterem kannst Du Dir übrigens mein Video „Erfolgreich Delegieren für beste Ergebnisse“ auf meinem YouTube-Kanal anschauen.
Der Begriff PPPE-Prinzipien ist übrigens eine reine Erfindung von mir selbst. Und wenn Du noch Lust hast nach den „PPPE-Prinzipen“ zu recherchieren, dann sind das die Stichworte:
das Pareto-Prinzip
die Pomodoro-Technik
sinnvolles Priorisieren (s. auch „Ivy Lee-„Methode“)
das Eisenhower-Prinzip
Mich würde interessieren, nach welchem Prinzip Ihr Euren Unternehmeralltag zeitmäßig managt. Woran scheitert Ihr, was hilf Euch? Schreibe mir eine Mail oder lasse einen Kommentar da. Vielen Dank!
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