Meetings effizient gestalten

Meetings effizient gestalten

Ein Online-Meeting kann ohne viel Aufwand kurzfristig einberufen werden. Bei dieser Form eines unkomplizierten Zusammentreffens wird oft vergessen, dass auch diese Meetings effizient zu gestalten sind. Dazu gehören nicht nur eine Struktur für den Ablauf festzulegen, sondern auch auf die Zusammensetzung der Teilnehmer zu achten. Bei kurzfristig und außer der Reihe einberufenen Meetings, wird meist völlig außer Acht gelassen, dass jede Besprechung Geld kostest.

Wie Du Meetings effizient gestalten kannst, auf welche Kriterien für den Ablauf Du achten solltest und wie man die Kosten für eine Besprechung ausrechnet, erfährst Du hier in meinem Blogartikel.

Inhalt

  1. Was sind die großen No-Gos im Meeting?
  2. Wie errechnet man die Kosten eines Meetings?
  3. Was ist nützliche und was ist nicht nützliche Besprechungszeit?
  4. Wie kannst Du eine Besprechung erfolgreicher gestalten?
  5. Sensibilisierung Deiner Mitarbeiter für effiziente Meetings

1. Was sind die großen No-Gos in Meetings?

Technik, die nicht funktioniert und Unpünktlichkeit einzelner Teilnehmer stechen grob gesagt aus der Menge der No-Gos heraus. Mir persönlich ist besonders aufgefallen, dass die Sprechzeiten in einem Meeting – egal ob virtuell oder physisch – oft unausgewogen waren. Grund hierfür war eine fehlende Zeitsteuerung innerhalb des Meetings. Wer zuletzt dran kam, musste sein Sprechtempo erhöhen oder gar seinen TOP zurückstellen.
Nebenkommunikation und Unaufmerksamkeit wegen Checken der Mails per Smartphone erzeugen Aufmerksamkeitsdefizite.

Moderatoren haben oft Selbstdarstellungsallüren, langweilen mit Frontalunterricht oder nicht adressatenorientierten Präsentationen. Da habe ich oft vermisst, dass die Teilnehmer „abgeholt“ wurden. Sich in elendig langen Minuten Stoff anhören zu müssen, mit dem man als Teilnehmer überhaupt nichts anfangen kann, ist frustrierend und erzeugt ein Gefühl von fehl am Platz zu sein.

2. Wie errechnet man die Kosten eines Meetings?

In den seltensten Fällen ist den Initiatoren einer Besprechung bewusst, welche Kosten durch das Einberufen einer Besprechung verursacht werden.
Um die Kosten für ein Meeting auszurechnen gehst Du wie folgt vor:

Abbildung einer Excel-Tabelle, in der die Kosten für eine Arbeitsstunde ermittelt wurden.
Beispielrechnung: Kosten für ein Meeting mit 5 Teilnehmern

a) Errechne die Brutto-Jahresgehälter für jeden Teilnehmer.
b) Rechne jeweils den Arbeitgeberanteil für die Sozialversicherungen dazu (Stand 06-2021 = rd. 19 %)
c) Errechne die Netto-Anwesenheit Deiner Mitarbeiter pro Jahr: (Wochenarbeitszeit x 12) – (Urlaub, Krankheit, Feiertage) = Netto-Anwesenheit pro Jahr
d) Teile das Brutto-Jahresgehalt durch die Netto-Arbeitsstunden; so erhältst Du die Kosten pro Stunde
c) Die Addition der Kosten pro Stunde jeden einzelnen Mitarbeiters ergibt die Gesamtkosten für eine Stunde Besprechungszeit.

Zu dem Thema Meetings effizient gestalten habe ich auf meinem YouTube-Kanal ein Video gemacht.
Die im Video ausführlich gezeigte Beispielrechnung kannst Du Dir hier als PDF herunterladen.

3. Was ist nützliche und was ist nicht nützliche Besprechungszeit?

Ende 2018 hat die Firma Barco ClickShare eine Studie „Science of Success: How to keep people engaged during meetings“ in Auftrag gegeben.
Interessanterweise kam dabei heraus, dass 56 % einer Besprechungsstunde nicht nützliche Zeit sind. Auffallend ist, dass 15 % der aufgewendeten Zeit überhaupt nichts mit dem eigentlichen Thema der Besprechung zu tun hat. Ja – und hier haben wir es wieder – 11 % der Zeit geht u. a. dafür verloren, dass man auf Teilnehmer warten muss.

Studie Barco.com nützliche Besprechungszeit
nützliche und nicht nützliche Besprechungszeit

Insgesamt werden nur 31 % der Besprechungszeit für die eigentliche Zielerreichung und 13 % für die Erörterung der nächsten Schritte verwendet. Im Ergebnis werden demnach nur 21 Minuten pro Stunde für die eigentliche Zielerreichung der Besprechung genutzt.

Hier nochmals der Hinweis zu meinem Video Meetings effizient gestalten, welches ich auf meinem YouTube-Kanal hier veröffentlicht habe.
Die im Video gezeigte Folie kannst Du Dir hier als PDF herunterladen.

4. Wie kannst Du eine Besprechung erfolgreicher gestalten?

Die Technik sowohl für On- als auch für Offline-Meetings sollte intuitiv sein. Bei physischen Meetings hat es sich aus meiner Erfahrung bewährt, Bedienungsanleitungen im Besprechungsraum in der Nähe der genutzten Technik zu hinterlegen. Möglicherweise macht es Sinn, einem bestimmten Mitarbeiter die Verantwortung für die Technik zu übertragen. So können Besprechungen reibungsfrei und effizient vorbereitet werden.
Hinsichtlich der Kosten- und Ressourcenbindung sollten Besprechungen nur in zeitlich notwendigen Intervallen abgehalten werden. Darüber hinaus könnten auch Mitarbeiter aus einem Meeting frühzeitig entlassen werden, wenn der sie betreffende Tagesordnungspunkt abgearbeitet ist.
Ist das Ziel des Treffens lediglich informell, sollten sich die betreffenden Mitarbeiter eher in einer kleineren Gruppe zusammenfinden.

Die Rollenverteilung für ein Meeting sollte aus der unbedingt notwendigen Einladung deutlich hervorgehen. Eventuell macht es auch Sinn, die einzelnen TOPs zeitlich zu begrenzen.
Protokolle sollten auf ein Minimum reduziert werden, soweit sie nicht hinsichtlich gesellschafts- oder vereinsrechtlicher Vorschriften unumgänglich sind.

Überlege Dir vor Versendung der Einladung, welche Mitarbeiter zu ihrem Spezialthema einen Redebeitrag leisten könnten – z. B. zu Projektfortschritten, umgesetzten Verbesserungsvorschlägen oder besondere Erfahrungen aus dem Alltagsgeschäft. So erhöhst Du die Aufmerksamkeit und die Akzeptanz für das Meeting.

Achte auf unterhaltsame, leicht verständliche und adressatenorientierte Präsentationen.

5. Sensibilisierung Deiner Mitarbeiter für effiziente Meetings

Wie schon erwähnt, kannst Du die von mir erstellten Folien gerne nutzen, um Deine Mitarbeiter für produktive Meetings zu sensibilisieren. Bedenke bitte, dass ich in meinem Kostenbeispiel den Unternehmerlohn nicht eingerechnet habe.
Die Folien kannst Du Dir hier als PDF herunterladen.

Nutzbringend könnte auch eine Arbeitsanweisung für das Initiieren bzw. Abhalten von Meetings sein. Dazu gehört dann auch eine Checkliste, mit der die notwendigen Materialien bzw. Technik vom Verantwortlichen abgerufen werden kann.
So könntest Du die Häufigkeit von Besprechungen steuern und sicherlich auch Zeitfresser vermeiden.