Entscheidungsvorlage als Problemlöser
Eine Entscheidungsvorlage als Problemlöser einzusetzen ist dann sinnvoll, wenn Du oft unzufrieden mit der Präsentation von den Lösungsvorschlägen Deiner Mitarbeiter bist. Sind diese nicht zu 100 % nachvollziehbar, läufst Du Gefahr eine Entscheidung vor Dir herzuschieben. Hier kann eine standardisierte Vorgehensweise helfen. So werden Rück-Delegationen verhindert, Entscheidungen erleichtert und obendrein der Lösungsfindungs- und Entscheidungsprozess nachvollziehbar dokumentiert.
Eingangssituation
Du hast Dir für die Problemlösung einen Mitarbeiter mit einem soliden Fachwissen ausgesucht. Dieser fiel im letzten Meeting sehr positiv als Impulsgeber für anstehende Veränderungsprozesse auf. Du beschließt, diesen fähigen Mitarbeiter nach einer Lösung für eine ganz spezielle Problematik suchen zu lassen. Du nimmst Dir Zeit für ein persönliches Gespräch und erörterst mit ihm die grundlegenden Details. Danach schickst ihn mit entsprechenden Zielvorgaben und einem fest vereinbarten Ablieferungstermin auf die „Problemlösungsreise“.
Perfekt. In Sachen Delegation alles richtig gemacht bis hierhin.
Pünktlich zum vereinbarten Termin liegen dann seine Ausarbeitungen auf Deinem Tisch. Und dann, zu Deinem großen Entsetzen, verstehst Du nur “Bahnhof“ und hast obendrein ein Gewitter im Kopf. Mehrmals durchblätterst Du die vorgelegten Unterlagen und gibst zu Deinem besseren Verständnis noch ein paar Schlagwörter bei Google ein. Dazu machst Du Dir Notizen, um die Dir zu Verfügung gestellten Informationen besser einordnen zu können. Ein Blick auf die Uhr signalisiert, dass mittlerweile schon über zwei Stunden vergangen sind. Frustriert stellst Du fest, dass Du in puncto Entscheidungsfindung keinen Schritt weiter gekommen bist. Obendrein plagt Dich dass schlechte Gewissen, dass Du mal wieder nicht pünktlich zum Abendessen bei Deiner Familie sein konntest.
Wo lag der Fehler?
Dein Mitarbeiter hat es versäumt, Dir eine nachvollziehbare Entscheidungsvorlage für die Problemlösung aufzubereiten. Und Du als Unternehmer hast es versäumt, den Lösungsvorschlag in einer nachvollziehbaren Struktur einzufordern.
Die Entscheidungsvorlage als Problemlöser mit Struktur
Folgende Aspekte sollten in einer Entscheidungsvorlage dargelegt sein:
- Eine konkrete Beschreibung des Problems.
- Eine lückenlose Darlegung der Ausgangssituation z. B. in Form einer Bestandsaufnahme.
- Eine Bedarfsermittlung
- Mehrere Lösungsvorschläge auf der Basis von vergleichbaren Kriterien, z. B. ein Angebotsvergleich
- Das Präferieren einer bestimmten Lösung mit entsprechender Begründung unter Abwägung von Vor- und Nachteilen sowie auch damit zusammenhänge Risiken für Dein Unternehmen.
- Die Darlegung der finanziellen Auswirkungen (Kostenvergleich, Forecast usw.)
Die Entscheidungsvorlage als Standard
Die Anwendung einer Entscheidungsvorlage als Problemlöser kannst Du als eine der ersten Standards in Deinem Unternehmen festlegen. Hierzu erstellst Du ein Dokument als Vorlage, dessen Nutzung für sämtliche Mitarbeiter verpflichtend ist.
Anwendbar wäre die Entscheidungsvorlage für Anlässe, die meistens hohe finanzielle Auswirkungen zur Folgen haben. Sie unterliegen daher einer viel differenzierten Betrachtungsweise, als beispielsweise alltägliche Bestellung von Büromaterial oder die einmalige Anschaffung eines Kaffeeautomaten.
Hier einige Beispiele, die die Nutzung solch einer Entscheidungsvorlage notwendig machen:
- große Anschaffungen, z. B. Austausch Fuhrpark, Bezug neuer Geschäftsräume, Anschaffung von Software, Hardware, Produktionsmaschinen
- Abschluß von Verträgen, z. B. mit Dienstleistern, Versicherungen, Banken, Vermietern
- Veränderungen in der Aufbauorganisation, z. B. Umverteilung von Verantwortlichkeiten, Installieren von neuen Abteilungen, Zusammenlegung oder Schließung von Abteilungen oder Unternehmenszweigen, Personalaufstockung/-abbau
- Einführung z. B. neuer Geschäftsfelder, Produkte, Dienstleistungen oder Erschließung neuer Märkte
Auch wenn Dein Unternehmen noch überschaubar ist, solltest Du Dich und Deine Mitarbeiter an solch eine Herangehensweise für Problemstellungen gewöhnen. Eine Entscheidungsvorlage gibt Deinen Mitarbeitern einen Rahmen, in dem sie sich sicher bewegen und weitestgehend selbstständig arbeiten können. Umgekehrt verhilft sie Dir, in kürzester Zeit treffsichere Entscheidungen zu fällen.
Hole Dir Hilfe für eine Entscheidungsvorlage
Gerne kannst Du meine 5-Schritte-Anleitung für die Anwendung solch einer Entscheidungsvorlage nutzen. Mit der Anleitung führe ich Dich anhand eines konkreten Beispiels durch den Prozess von der Aufgabenstellung bis zur Ergebnispräsentation. Ebenso erhältst Du Tipps, wie Du eine Rück-Delegation vermeidest und die Zusammenarbeit effektiver gestalten kannst.
Die 5-Schritte-Anleitung steht Dir hier zum Download bereit.
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